Skrivbord, kontorsstol, skärmvägg och lampor - allt för ett roligare kontor.
Artiklar

Distansarbete och flexibla kontor

Internet möjliggjorde för kontorister att jobba hemifrån redan på 1990-talet, men det har tagit tid att anpassa oss till de nya förutsättningarna. Nu är den mobila framtiden äntligen här. Organiserat och regelbundet distansarbete blir allt vanligare när allt som krävs är en smartphone och möjligen en bärbar dator. 

Först ut var IT-företagen, vars hela verksamhet kretsar kring nätet och dess möjligheter. Hewlett Packard och Oracle har svenska huvudkontor där det skulle bli kaos ifall alla anställda dök upp på jobbet, helt enkelt eftersom man inte har plats för alla samtidigt. Lyckligtvis händer inte det. 

2012 införde Microsoft Sverige ett evenemang de kallar Jobba-hemma-dagen. En dag om året stänger man helt sonika huvudkontoret för att manifestera fördelarna med en mer flexibel syn på arbetsplatsen och för att positionera företaget som marknadsledande inom flexibelt arbete. Sedan dess har hundratals företag hakat på trenden. 

En möjlighet för arbetsgivaren

Arbetsgivare gillar visioner om en mer flexibel arbetsmarknad, men ofta har det handlat om att de vill se personal som utbytbara brickor. Att själva anamma flexibiliteten och tänka i nya banor har inte känts lika naturligt. Än lever föreställningen hos stelbenta ledningsgrupper att de anställda behöver en chef som pekar med hela handen för att jobbet ska bli gjort. 

Nu börjar dock fördelarna uppmärksammas av företagen. Kontorslokaler är dyra, men om man uppmuntrar personalen att sitta hemma och jobba behöver man inte en plats för allihop på kontoret och kan därför minska på kontorsytorna. Men inte bara yta, färre anställda på jobbet innebär färre uppsättningar av allt från parkeringsplatser till skrivbord och mikrovågsugnar. 

Den nya verkligheten kräver tillit hos ledningen. Man måste våga lita på att alla gör vad de ska under eget ansvar. När det förtroendet väl är uppbyggt gynnas även arbetsgivaren av personalens flexibilitet. 

En möjlighet för personalen

Fördelarna för personalen är ännu lättare att se. Genom att kunna styra sin tid blir det lättare att få ihop jobbet med familjelivet. Dessutom slipper man restid och reskostnad och kan laga mat i sitt eget kök istället för att krångla med matlåda eller tvingas att äta dyr restauranglunch. När jobbet läggs upp efter eget huvud minskar stressen trots att mer blir gjort. 

Distansarbete kräver dock självdisciplin, både när det gäller att jobba och att inte göra det. Arbetsuppgifterna kan skjutas upp och ingen ser om du tar en lång kafferast. Då riskerar jobbhögarna att vara kvar till sent på kvällen. Samtidigt gäller det också att sätta ner foten och att inte alltid vara tillgänglig på kvällar och helger. Om man aldrig känner sig helt ledig ökar risken för utbrändhet.

Detta behövs

Om man överväger att krympa kontorsytan för att personalen ofta jobbar hemifrån, så måste man även anpassa kontoret till den nya verkligheten. Exempelvis kan man inte ha en arbetsplats redo för varje anställd. På ett flexibelt kontor samsas personalen om färre kontorsplatser och varje anställd måste vara beredd att ta en ledig plats och göra den till sin för dagen. Detta kan exempelvis uppnås genom att en hurts på hjul rullas fram och en laptop kopplas upp. Borta är de ingrodda skrivborden med familjefoton och andra personliga tillhörigheter.

Vidare krävs ett smidigt system där man lätt kan ta reda på var varje kollega befinner sig, så att man inte behöver slösa tid på att ta reda på vem som är på jobbet, vem som jobbar hemifrån, vem som är på kundbesök och vem som är ledig. Det största hindret är vår stela syn på hur en arbetsplats ska vara. Alla måste bjuda till och vara beredda att tänka nytt, men lyckas man med det så är alla vinnare.